企业IM软件设计如何切实提高组织工作效率?

2014年10月23日    点击数: 3929    字体:           一键关注汇讯

  世上任何一种设计都是为了解决显示问题,大到为解决国民教育问题的教学系统设计,小到为解决家庭垃圾分类的垃圾桶设计,都是在已有解决方案中不断优化,改进,提高现有解救方案的效率。

  以日常生活中的电脑迭代为例,最初的电脑是方形大块头,后来变为笔记本电脑,再后来平板开始流行,我们看到实际上这些设计都是很小的,提高了人们在使用电脑时的效率和便捷性,这些改变虽不是突破性的,却推动了计算机行业的迭代。

  企业IM软件的设计也是如此,从功能到交互,多数设计的实质是提升效率,有时候小的效率提升,却成为推动整个行业发展的因素。

  功能层面,以企业IM软件对邮箱的社交功能的取代为例。在企业IM软件还未流行之前,大多数用户使用邮箱的主要目的是为了商业社交,他们通过邮件与商务伙伴之间展开信息交流,他们的联系人列表就是他们的朋友圈。

  当企业IM软件流行之后,大部分人使用企业IM软件来完成该事项,这是因为企业IM产品以工作社交为核心来设计,自然提升了社交相关功能的效率,无论是给工作伙伴传输文档还是获得伙伴的协助,都可以在企业IM软件上直观的完成。所见即所得,大大提高了日常工作的效率。

  以汇讯WiseUC的工作日志系统为例。在没有工作日志系统之前,我们要汇报工作,只能通过消息、短信、邮件等形式录入每天工作情况,再通过通讯录一个一个去发送。汇讯WiseUC将工作日志与组织架构进行同步,撰写后即刻推送,减少了繁琐的点击步骤,成为了突破性的设计,核心目的上让用户达到效率的提升,促进了产品的长足发展。

  交互层面,以汇讯WiseUC的第三方系统自定义集成为例。在汇讯WiseUC还没有推出系统自定义集成功能的时候,在交互上做出了一个小创新,点击即可在服务端添加第三方业务系统,实现单点登入和消息同步而在此之前交互通常是提供开发接口,花费十天半个月做系统集成,这一交互设设计甚至没有软件开发商的参与,避免的集成过程中的繁琐过程,既提升了效率也保护了企业的IT投资。

  所以,在确定功能层的情况下,优化一个产品具体而言,就是要提升用户使用该功能的效率。那么新的问题,如何提高效率呢?

  对于企业IM软件来说,有一个最简单直观的衡量标准:让用户用更少次数的点击来完成同样的操作。这需要对用户的当前行为和心理预期(对应功能)、操作流程(对应交互)的完全理解,理解其每一步背后的目标,然后思考如何帮助他更快的达成当前的目标。可能可以在单一的某个步骤进行优化,也可能打破原有的固有步骤,直接整体优化。

 

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